💡A lógica por trás do CST 500 e CFOP 5405

Para entender como o CST 500 e o CFOP 5405 podem reduzir a alíquota de Substituição Tributária (ST), é preciso compreender como o ICMS-ST funciona. A Substituição Tributária antecipa o recolhimento do ICMS na cadeia de circulação. Isso significa que o imposto é pago por quem vende ao varejista, e não por quem vende ao consumidor final. O problema é que, em operações de troca ou reenvio de produto, a empresa pode acabar emitindo uma nova nota e recolhendo novamente o ICMS-ST de forma indevida. O CST 500 e o CFOP 5405 existem justamente para prevenir esse pagamento em duplicidade, garantindo que o ICMS já pago anteriormente não seja calculado novamente.

📌 O que é CST 500 e quando ele deve ser aplicado

O CST 500 – ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) é utilizado quando a mercadoria já foi tributada com ICMS-ST na sua aquisição. Ao aplicar esse código fiscal, você está informando ao Fisco que o imposto já foi recolhido na entrada e, portanto, não deve ser aplicado novamente na saída. Empresas do varejo, principalmente aquelas que vendem produtos sujeitos à ST como eletrodomésticos, bebidas, cosméticos e medicamentos, lidam com essa situação com frequência. A incidência dupla de ST é um dos maiores problemas enfrentados por empresas que não configuram corretamente o ERP.

📌 O que é o CFOP 5405 e por que ele é importante

O CFOP 5405 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao regime de substituição tributária é utilizado quando a empresa revende um produto comprado de terceiros, e que já teve o ICMS-ST pago anteriormente. Esse CFOP é fundamental para indicar à SEFAZ que a mercadoria está sendo vendida sem novo recolhimento de ST. Quando usado em conjunto com o CST 500, o ERP calcula corretamente a tributação, evitando pagamento indevido.

⚙️ Como configurar corretamente no seu sistema ERP

A configuração correta do CST e CFOP no seu sistema de gestão é o que garante a aplicação das regras fiscais. Veja o passo a passo:

1. Acesse o cadastro do produto dentro do ERP

2. Vá até a aba Fiscal

3. Configure os campos conforme abaixo:

• Grupo de tributação: 500 ST TRIBUTÁVEL

• CFOP Interno: 5405

• CFOP Interestadual: 6405 (se aplicável)

• CST: 500

• Origem da mercadoria: 0 – Nacional (ou conforme o caso)

4. Salve a configuração e teste com uma nota fiscal de venda

Um ERP bem configurado permite que essas regras sejam aplicadas automaticamente ao emitir a NF-e, evitando erros humanos e retrabalhos. Além disso, a automação fiscal reduz os riscos de autuações fiscais e multas por erro de tributação.

🔁 Retorno de Mercadoria vs Devolução: entenda a diferença

Embora pareçam a mesma coisa, retorno e devolução têm significados fiscais diferentes. A devolução é o cancelamento de uma operação que não chegou a ser concluída. Já o retorno de mercadoria é a entrada ou saída de um produto que já foi vendido ou recebido, mas que está sendo enviado novamente ao cliente ou fornecedor por motivo de troca, reparo ou ajuste.

No caso do retorno, o imposto já foi recolhido na nota fiscal anterior. Por isso, é nesse cenário que o CST 500 e o CFOP 5405 entram em ação, sinalizando que a mercadoria já sofreu tributação e não deve pagar novamente o ICMS-ST.

💰 Redução de alíquota de ST: o impacto na prática

Usar corretamente o CST 500 e o CFOP 5405 pode reduzir de forma significativa a alíquota de ICMS-ST incidente sobre operações fiscais de saída. A economia se dá porque o sistema não gera nova substituição tributária, já que entende que a mercadoria já passou por esse regime anteriormente. Em muitos estados, isso representa uma economia de 10% a 20% sobre o valor da mercadoria, dependendo do produto e da margem de valor agregado prevista no MVA.

📉 Por que muitas empresas continuam pagando ST indevidamente

O principal motivo é a configuração incorreta do ERP ou o desconhecimento sobre os CFOPs e CSTs corretos a serem utilizados. Quando a empresa utiliza um CFOP genérico como 5102 (venda de mercadoria adquirida de terceiros) em vez do CFOP 5405, ela está dizendo ao Fisco que o produto não teve ST recolhida anteriormente. Resultado: o sistema calcula novamente o imposto, gerando uma carga tributária duplicada. Além disso, há casos em que o CST está como 060 (substituto tributário), quando deveria ser 500 (substituído). Pequenos detalhes como esse podem representar grandes prejuízos ao longo do tempo.

📊 Exemplo real de aplicação no ERP

Imagine uma loja de cosméticos que vende um lote de produtos com ICMS-ST incluso. Uma parte do lote é devolvida por defeito, e os itens são reenviados para o cliente. Se o sistema não estiver configurado com CST 500 e CFOP 5405, o ERP vai entender que está sendo feita uma nova venda tributada com ST, e irá aplicar novamente o imposto. Agora imagine isso ocorrendo dezenas de vezes por mês. O impacto financeiro pode ser enorme.

🔒 Segurança fiscal e conformidade tributária

Além da economia, a aplicação correta desses códigos fiscais no ERP também traz segurança jurídica para sua empresa. O Fisco pode autuar empresas que recolhem tributos de forma incorreta, mesmo que o recolhimento tenha sido “a mais”. Erros fiscais repetitivos também são analisados em auditorias eletrônicas via cruzamento de dados da SEFAZ. Portanto, evitar o recolhimento indevido é mais do que economia: é prevenção de problemas com o fisco.

📍 Contexto local e importância da orientação contábil

Em cidades como Imperatriz, Açailândia ou Buriticupu, onde muitas empresas do varejo operam com produtos sujeitos à substituição tributária, a orientação contábil e a correta configuração do ERP são diferenciais competitivos. Muitas vezes, o contador local pode não perceber erros na emissão das NF-es se a empresa não parametrizar corretamente o sistema. Ter um ERP inteligente e adaptado à realidade fiscal da região permite que o negócio cresça com segurança e controle tributário.

✅ Boas práticas e recomendações

• Faça treinamentos fiscais com sua equipe regularmente

• Consulte seu contador sobre o CFOP e CST corretos antes de configurar

• Utilize ERPs com atualização automática de regras fiscais por NCM

• Revise periodicamente os produtos cadastrados e suas configurações fiscais

• Em caso de dúvidas, consulte a legislação estadual ou um especialista em ICMS-ST

❓FAQ – Perguntas Frequentes

1. Quando usar o CST 500 no ERP?

Sempre que a mercadoria já tiver sido tributada por ICMS-ST anteriormente e a operação de saída não exigir novo recolhimento.

2. O CFOP 5405 pode ser usado para mercadorias industrializadas pela própria empresa?

Não. O CFOP 5405 é exclusivo para mercadorias adquiridas de terceiros e vendidas com ST. Para produtos fabricados pela empresa, utilize 5101 ou 5102.

3. O que acontece se eu usar o CFOP 5102 ao invés do 5405?

O sistema entenderá que não houve tributação anterior por ST, e irá calcular novamente o imposto, resultando em bitributação.

4. Posso usar o CST 500 em todas as notas fiscais com ST?

Não. Ele só deve ser utilizado quando a empresa for substituída, ou seja, não responsável pela retenção do imposto.

5. Como saber se meu ERP está calculando ST corretamente?

Faça um teste de emissão de NF-e com simulação de valores. Verifique se o sistema está aplicando ou não o ICMS-ST na saída. O CST e CFOP corretos farão com que o sistema não gere novo imposto quando não for necessário.